«Gestione di immobili per conto terzi» è il nome che la legge dà a quello che i property manager fanno tutti i giorni: prendere la casa di un altro e portarla sul mercato. È anche la denominazione del codice ATECO 68.32.01. Dietro quella formula ci sono però tre domande diverse, che nella pratica hanno tre risposte diverse e che quasi nessuno tiene separate: chi incassa, chi fattura, chi risponde.
Le tre risposte non devono per forza coincidere. Può incassare il gestore e fatturare il proprietario. Può incassare il proprietario e rispondere il gestore. Può succedere che davanti all’Agenzia delle Entrate risponda uno e davanti al Comune un altro. Non è un pasticcio: è il modo in cui funziona il mandato. Diventa un pasticcio quando nessuno lo ha messo per iscritto.
Che cosa significa, esattamente, gestire per conto terzi
Significa agire su un bene che non è tuo, con poteri che ti vengono da un contratto e che finiscono dove finisce quel contratto. Il modello è il mandato dell’articolo 1703 del codice civile: una parte si obbliga a compiere atti giuridici per conto dell’altra. Nel nostro settore quegli atti sono la conclusione dei contratti con gli ospiti, l’incasso, le comunicazioni obbligatorie, a volte l’acquisto di beni e servizi per l’immobile.
Dal mandato derivano obblighi che i contratti che leggo dimenticano quasi sempre. L’articolo 1713 impone al mandatario di rendere conto del suo operato e di rimettere al mandante tutto ciò che ha ricevuto per suo conto. L’articolo 1719 mette a carico del mandante i mezzi necessari all’esecuzione; l’articolo 1720 il rimborso delle spese e il risarcimento dei danni subiti a causa dell’incarico. Sono norme del 1942 che descrivono con precisione sorprendente il rapporto fra un property manager e un proprietario nel 2026.
Chi incassa: il conto corrente racconta tutto
Nel modello più diffuso incassa il gestore. I soldi dell’ospite arrivano sul suo conto, direttamente o attraverso il portale, e il gestore gira al proprietario la sua quota — di solito una volta al mese, al netto della provvigione e delle spese. È un modello che funziona, ma poggia su un presupposto che va scritto: quelle somme, per la parte spettante al proprietario, non sono ricavi del gestore. Sono denaro di altri che transita.
Il problema nasce quando il transito non si distingue da tutto il resto. Un property manager di Rimini con una trentina di appartamenti mi ha chiamato l’anno scorso perché un fornitore gli aveva pignorato il conto: sul conto c’erano ottantamila euro, di cui più di cinquanta erano dei proprietari, incassati per soggiorni già effettuati e non ancora liquidati. Distinguere è stato possibile, ma è costato mesi e un rendiconto ricostruito prenotazione per prenotazione. Con un conto dedicato alle somme dei mandanti, e una clausola di contratto che lo dichiarasse, sarebbe stata un’altra storia.
Esiste poi il modello inverso, dove incassa il proprietario e il gestore riceve solo la sua provvigione. Piace ai proprietari e vive bene con il co-hosting, ma comporta che il proprietario sia esposto in prima persona su tutto: contratti con gli ospiti, dichiarazioni, contestazioni. Non è più sicuro, è solo diverso.
Chi fattura, e a chi
Se incassa il gestore, quello che fattura è la sua provvigione, e la fattura va al proprietario. Il resto della somma non è un suo ricavo e non va fatturato: va rendicontato. È qui che nascono metà delle discussioni con i commercialisti, perché il conto corrente mostra un flusso lordo e la dichiarazione ne dichiara una frazione. La differenza si giustifica con il contratto di mandato e con i rendiconti periodici, non con una spiegazione a voce.
Se invece il gestore prende l’immobile e lo rimette sul mercato a nome proprio — il vecchio vuoto per pieno — allora tutto cambia: incassa in proprio, fattura in proprio, e al proprietario paga un canone. Non è più gestione per conto terzi, è un’altra attività con un’altra fiscalità e un altro rischio. Ne parlo per esteso nell’articolo sul contratto vuoto per pieno.
Sulla forma della fattura, sull’IVA e sul ruolo di sostituto d’imposta ho scritto un pezzo a parte: fattura del property manager, provvigioni e sostituto d’imposta.
Chi risponde davanti a chi
Questa è la parte che i contratti trattano peggio, e vale la pena separare gli interlocutori.
Verso l’ospite risponde chi ha concluso il contratto di soggiorno. Se il gestore ha la rappresentanza, l’obbligato è il proprietario e il gestore ne risponde solo per il proprio operato; se agisce in nome proprio, l’obbligato è lui. Non è un dettaglio quando un ospite chiede il rimborso di una prenotazione o quando si fa male in casa.
Verso la Questura risponde chi ha le credenziali di Alloggiati Web e presenta le schedine ai sensi dell’articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza. È un adempimento personale di chi ospita, e la delega al gestore va documentata: senza, in caso di omissione, il proprietario si trova con una contestazione che non sapeva nemmeno esistesse.
Verso il Comune, per l’imposta di soggiorno, la posizione del gestore è cambiata nel 2020: da allora chi incassa il tributo è responsabile del pagamento con diritto di rivalsa sull’ospite, e non è più inquadrato come agente contabile tenuto alla resa del conto giudiziale. È una semplificazione importante, ma resta un obbligo pesante — e resta a carico di chi materialmente incassa.
Verso l’Agenzia delle Entrate risponde il gestore ogni volta che interviene nei pagamenti di una locazione breve: l’articolo 4 del decreto legge 50 del 2017 lo rende sostituto d’imposta, con obbligo di operare la ritenuta, versarla e certificarla. È un obbligo suo, personale, che nessuna clausola contrattuale può spostare sul proprietario.
Il contratto di gestione immobiliare: come si chiama non conta, cosa dice sì
Lo trovo intitolato in dieci modi diversi: contratto di gestione appartamenti, mandato di gestione immobiliare, contratto di property management, accordo di co-hosting. Il nome non decide nulla. Decide il contenuto, e il contenuto minimo che pretendo di trovare è questo: l’elenco preciso degli atti che il gestore può compiere in nome del proprietario, se c’è o non c’è rappresentanza, come si formano i prezzi e chi li decide, dove finiscono i soldi e con quale cadenza si rendiconta, chi sostiene quali spese, che cosa succede alle prenotazioni già confermate se il rapporto finisce, durata, recesso e preavviso.
Sull’ultimo punto insisto perché è quello che costa di più. Il mandato è per sua natura revocabile, e l’articolo 1725 del codice civile prevede il risarcimento in caso di revoca anticipata del mandato oneroso a tempo determinato, se manca una giusta causa. Ma «risarcimento» in un’aula significa provare il danno, e provarlo è complicato se il contratto non dice niente su preavviso e prenotazioni in corso. Con una clausola di preavviso e una penale, invece, il discorso si chiude in due lettere.
I tre errori che vedo tornare sempre
Il primo è il contratto scaricato da internet, spesso pensato per la gestione di locazioni a lungo termine, con dentro parole come «canone» e «conduttore» che raccontano un rapporto che non è quello. Il secondo è il silenzio sul denaro: chi incassa, su quale conto, entro quando si liquida, che cosa succede se un portale storna un pagamento. Il terzo è la mancanza di rendiconto — e il rendiconto non è un obbligo formale, è quello che ti salva quando un proprietario ti accusa di aver tenuto per te qualcosa.
Se stai scrivendo adesso il contratto con i tuoi proprietari, o se ne hai venti già firmati e non sai bene che cosa dicono, sono i due punti di partenza che uso io: il Contratto Co-Host per costruirlo da zero sul tuo modo di lavorare, il Check-Up Contratti per leggere quello che c’è e capire dove si rompe.
