Il mandato senza rappresentanza del property manager è quello in cui il gestore agisce in nome proprio: firma lui con l’ospite, incassa lui, e verso quell’ospite l’obbligato è lui, anche quando tutti sanno benissimo che la casa è di un altro. Nel mandato con rappresentanza succede il contrario: il gestore spende il nome del proprietario, e gli effetti del contratto cadono direttamente sul proprietario, come se avesse firmato lui.
Detto così sembra una distinzione da manuale. Nella pratica decide chi paga il rimborso quando salta una prenotazione, chi risponde se un ospite si fa male, come si fattura, chi compare nei registri della Questura e che cosa resta in mano al gestore il giorno in cui il proprietario revoca l’incarico. È la scelta più importante che si fa scrivendo un contratto di gestione, e nella metà dei contratti che leggo non è stata fatta: sono scritti in modo che valgano tutte e due, che è il modo migliore per non poter contare su nessuna delle due.
Mandato con rappresentanza: il proprietario resta in prima fila
L’articolo 1704 del codice civile dice che al mandato con rappresentanza si applicano anche le norme sulla procura, quelle degli articoli 1387 e seguenti. Tradotto: oltre al contratto serve un atto che conferisca il potere di spendere il nome altrui, e quel potere ha dei confini scritti.
Il vantaggio per il gestore è evidente. I contratti con gli ospiti sono del proprietario, i canoni sono redditi del proprietario, il gestore incassa una provvigione e resta fuori dalla catena delle obbligazioni verso il cliente finale. È lo schema che consiglio nella maggioranza dei casi, perché descrive onestamente quello che accade: il proprietario mette la casa, il gestore mette il lavoro.
Il rovescio è che serve rigore. Chi firma in nome altrui deve avere il potere di farlo e, se richiesto, deve giustificarlo (articolo 1393). Chi firma senza averlo risponde in proprio dei danni verso il terzo che ha confidato nella validità del contratto (articolo 1398), salvo ratifica successiva del proprietario (articolo 1399). Ho visto un property manager di Catania scoprire tutto questo nel modo peggiore: aveva confermato per anni le prenotazioni «in nome e per conto» di diciotto proprietari, senza una riga di procura. Quando un ospite ha chiesto il risarcimento per un soggiorno annullato, il proprietario ha semplicemente detto che non aveva mai autorizzato nessuno. La causa l’ha presa lui, il gestore.
Mandato senza rappresentanza: compare il gestore, il proprietario no
L’articolo 1705 è netto: il mandatario che agisce in nome proprio acquista i diritti e assume gli obblighi derivanti dagli atti compiuti con i terzi, anche se questi hanno avuto conoscenza del mandato. Quella precisazione finale è la parte che sorprende sempre i clienti. Non basta che l’ospite sappia che la casa non è tua: se hai firmato tu, l’obbligato sei tu.
C’è poi una conseguenza patrimoniale che quasi nessuno considera. L’articolo 1706 permette al mandante di rivendicare le cose mobili acquistate per suo conto, ma per gli immobili prevede un obbligo di ritrasferimento: il bene passa prima al mandatario e poi torna indietro con un atto. Nel nostro settore non capita spesso, ma capita — per esempio quando il gestore stipula in nome proprio un contratto di locazione su un immobile che poi vuole intestare al proprietario.
Quando ha senso? Quando il gestore vuole davvero comparire come controparte del mercato: perché costruisce un marchio, perché vende pacchetti che comprendono servizi suoi, perché lavora con clientela business che pretende un unico interlocutore contrattuale. È una scelta legittima, e a volte è la scelta giusta. Ma va pagata con un contratto e un’assicurazione all’altezza, perché il rischio è tutto lì.
Che cosa cambia davanti al fisco e agli adempimenti
Sul piano tributario la differenza pesa. Con rappresentanza il canone è reddito del proprietario e il gestore, se interviene nei pagamenti, opera come sostituto d’imposta ai sensi dell’articolo 4 del decreto legge 50 del 2017. Senza rappresentanza il gestore incassa in nome proprio e la ricostruzione diventa più delicata: c’è chi la assimila a una sublocazione, chi continua a leggerla come mandato con ribaltamento dei costi. Su questo non c’è una prassi consolidata e chi ti dice il contrario ti sta semplificando la vita a parole.
Sugli adempimenti amministrativi la distinzione è più netta. Le comunicazioni alla Questura ai sensi dell’articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, il codice identificativo nazionale della struttura, l’imposta di soggiorno: sono obblighi che seguono chi ospita e chi incassa, e vanno regolati espressamente nel contratto, con l’indicazione di chi accede a quale portale e con quali credenziali. Il caso dei proprietari che revocano le credenziali di Alloggiati Web via PEC alla Questura, che ho raccontato altrove, nasce esattamente da contratti muti su questo punto.
Lo sbaglio più comune: scriverle tutte e due
Apro un contratto e leggo, all’articolo 3, che «il gestore agisce in nome e per conto del proprietario». All’articolo 9 leggo che «tutti gli introiti derivanti dalle prenotazioni sono incassati dal gestore, che emette la relativa documentazione fiscale ai clienti». Sono due frasi che si contraddicono. In sede di contestazione ognuno tira quella che gli conviene, e chi decide guarda i comportamenti concreti — le fatture, i conti, gli account dei portali — e stabilisce lui che rapporto era.
Questo è un punto su cui non si può essere ambigui per prudenza. L’ambiguità nei contratti non protegge nessuno: sposta soltanto la decisione dalle tue mani a quelle di un giudice, tre anni dopo, sulla base di documenti che avrai dimenticato di conservare.
Come si sceglie, in pratica
Parto sempre da quattro domande, e le risposte quasi sempre convergono. Chi incassa dagli ospiti, oggi, davvero? Chi compare sui portali come host? Il proprietario è disposto a esporsi come parte contrattuale verso i clienti, o vuole soltanto vedersi arrivare un bonifico ogni mese? E quanto vale il tuo rischio: ci sono piscine, scale, camini, appartamenti con quattro rampe senza ascensore?
Se il proprietario incassa e vuole restare titolare del rapporto, il mandato con rappresentanza è la strada naturale, con una procura scritta, dei limiti chiari e un massimale di spesa oltre il quale serve la sua autorizzazione. Se sei tu a incassare, a comparire e a costruire il tuo nome, allora tanto vale dirlo: mandato senza rappresentanza, prezzi decisi da te, e un’assicurazione di responsabilità civile che copra davvero l’attività ricettiva e non solo l’ufficio.
Quello che non consiglio mai è di scegliere in base a che cosa fa il concorrente più grosso della tua città. I loro numeri, i loro proprietari e le loro coperture assicurative non sono i tuoi.
Il contratto viene prima della domanda
Chi mi cerca su questo tema di solito lo fa dopo: dopo una revoca, dopo una contestazione, dopo un controllo. A quel punto si può ancora fare molto, ma si lavora con quello che c’è. Prima, invece, si sceglie — e la scelta costa un pomeriggio.
Il Contratto Co-Host è lo strumento che uso per costruire il rapporto nella forma giusta fin dall’inizio, incluse la procura e le clausole sull’uscita. Se i contratti li hai già, e sono venti, il Check-Up Contratti serve a capire che cosa hai firmato davvero. E per il quadro d’insieme su incassi, fatture e responsabilità c’è gestione immobili conto terzi: chi incassa e chi risponde.
