La fattura del property manager non contiene l’incasso della prenotazione. Contiene la provvigione, cioè il compenso per la gestione, ed è intestata al proprietario dell’immobile. Il resto del denaro che passa dal tuo conto è denaro del proprietario che stai soltanto movimentando per suo conto: non è un tuo ricavo e non va fatturato, va rendicontato.
La seconda metà della domanda riguarda il ruolo di sostituto d’imposta. Se incassi tu i canoni delle locazioni brevi, sei tenuto a trattenere la ritenuta, a versarla e a certificarla al proprietario. È un obbligo che nasce dall’articolo 4 del decreto legge 50 del 2017, convertito nella legge 96 del 2017, ed è personale: nessuna clausola contrattuale lo sposta su qualcun altro.
Che cosa si fattura, e a chi
Il compenso di gestione è una prestazione di servizi. Va fatturato al proprietario, con IVA ordinaria al 22% se sei in regime ordinario, senza applicazione dell’imposta con la consueta annotazione se sei in forfettario. La base imponibile è la provvigione, comunque tu l’abbia pattuita: una percentuale sull’incassato, un fisso mensile, un misto dei due.
Poi ci sono le cose che fatturi a parte, e che consiglio sempre di tenere separate in riga: la pulizia finale se la addebiti tu, l’allestimento iniziale, la fotografia dell’immobile, l’assistenza per una pratica amministrativa. Sono servizi tuoi con margine tuo, e vederli separati nel documento evita metà delle discussioni di fine anno con i proprietari.
Discorso diverso per le anticipazioni: se hai pagato l’idraulico per conto del proprietario, quella somma non è un tuo ricavo. Rientra nell’articolo 15 del decreto IVA come anticipazione in nome e per conto, purché la spesa sia documentata e intestata al mandante. Se invece la fattura dell’idraulico è intestata a te e tu la riaddebiti, hai comprato un servizio e lo stai rivendendo: è un ricavo, con IVA. La differenza sta tutta nell’intestazione del documento, ed è il motivo per cui insisto sempre su chi commissiona i lavori.
Cerchi un fac simile di fattura da property manager?
Lo capisco, e ti dico subito che un modello da riempire risolve poco. Non perché sia difficile fare una fattura, ma perché il contenuto obbligatorio è quello di sempre — quello dell’articolo 21 del d.P.R. 633 del 1972 — mentre le scelte che contano stanno prima del documento. Detto questo, ecco che cosa deve esserci, perché qui l’elenco serve:
- data, numero progressivo, dati tuoi e del proprietario, codice destinatario o PEC per l’invio allo SdI;
- una descrizione che dica che cosa hai fatto e per quale immobile: «provvigione di gestione, immobile in via …, periodo …», mai un generico «servizi resi»;
- il periodo di riferimento, che è ciò che collega la fattura al rendiconto;
- imponibile, aliquota e imposta, oppure il riferimento al regime agevolato;
- le righe separate per i servizi accessori;
- l’eventuale rivalsa del contributo previdenziale, se sei un professionista iscritto a una cassa.
Il punto sul quale vedo sbagliare più spesso è la descrizione. Una fattura che dice soltanto «commissioni» è un documento che, davanti a un controllo, non prova nulla e costringe a ricostruire tutto a mano.
Property manager sostituto d’imposta: quando lo sei davvero
Non sempre. L’articolo 4 del decreto legge 50 del 2017 distingue due posizioni. Chi si limita a mettere in contatto le parti, senza toccare i pagamenti, ha un obbligo di comunicazione dei dati dei contratti. Chi invece interviene nel pagamento — cioè incassa i canoni o comunque li fa transitare — deve operare la ritenuta sull’ammontare del canone, versarla e rilasciare la certificazione al proprietario.
Nel property management la seconda ipotesi è la regola. Se gli ospiti pagano sul tuo conto o sul tuo account del portale, sei dentro. E l’obbligo scatta soltanto per le locazioni brevi di immobili a uso abitativo stipulate da persone fisiche fuori dall’esercizio di impresa: se il proprietario è una società o un imprenditore, la ritenuta non si applica. È il motivo per cui in ogni contratto di gestione chiedo di far dichiarare al proprietario la sua qualità, con l’impegno a comunicare ogni variazione.
Un property manager di Verona con ventidue appartamenti mi ha chiamato l’anno scorso perché il commercialista gli aveva fatto fatturare per due anni l’intero incassato, lordo, e non la sola provvigione. Il volume d’affari era gonfiato di quasi quattrocentomila euro. Era uscito dal forfettario senza accorgersene e aveva versato IVA su denaro che non era mai stato suo. Rimettere a posto due annualità è costato molto più di quanto sarebbe costato impostare bene la cosa il primo giorno.
La ritenuta: quanto, quando, come si certifica
La ritenuta prevista dall’articolo 4 è del 21% sull’ammontare dei canoni, ed è operata a titolo d’imposta se il proprietario ha optato per la cedolare secca, a titolo d’acconto negli altri casi. Si versa con F24 entro il giorno 16 del mese successivo a quello in cui è stata operata, e va poi certificata al proprietario con la Certificazione Unica e riportata nella dichiarazione dei sostituti d’imposta.
Due avvertenze. La prima: la base della ritenuta è il canone, e il trattamento delle somme accessorie — pulizia finale, imposta di soggiorno, cauzioni — non è uniforme nella prassi. Fatti dare istruzioni scritte dal tuo commercialista e conservale. La seconda: le aliquote della cedolare secca sulle locazioni brevi sono state ritoccate più volte fra il 2024 e il 2026, con differenze legate al numero di immobili e al canale di prenotazione. Non fidarti di un articolo — nemmeno del mio — per l’aliquota dell’anno in corso: verificala.
Il rendiconto non è la fattura, e serve di più
L’articolo 1713 del codice civile obbliga il mandatario a rendere conto del suo operato e a rimettere al mandante tutto ciò che ha ricevuto per suo conto. Nel nostro mestiere quel dovere si traduce in un documento mensile che elenca le prenotazioni, gli importi lordi, le commissioni dei portali, le spese anticipate, la provvigione trattenuta e il netto bonificato.
Non è burocrazia. È il documento che ti salva quando un proprietario ti accusa di aver tenuto per te qualcosa, ed è anche quello che, insieme al contratto, spiega perché il tuo conto corrente mostra flussi molto più grandi dei tuoi ricavi dichiarati. Chi non rendiconta si trova a doverlo ricostruire anni dopo, e nel frattempo qualcuno decide al posto suo.
Gli errori che costano di più
Fatturare il lordo invece della provvigione, come nel caso di Verona. Non tenere un conto dedicato alle somme dei mandanti. Descrivere in fattura «servizi vari» senza indicare l’immobile. Dimenticare la ritenuta perché «tanto il proprietario dichiara tutto lui» — che è vero e irrilevante, perché l’obbligo resta tuo. Applicare la ritenuta a proprietari che sono società. E infine, il più sottile: trattare la fatturazione come un problema del commercialista, quando invece nasce dal contratto di gestione. Se il contratto dice che incassi tu, la fiscalità segue; se dice il contrario, segue in un altro modo.
Se stai avviando adesso l’attività e vuoi impostare insieme forma giuridica, codice, contratti e flussi di incasso, è quello che facciamo in Diventare Property Manager. Se invece l’attività gira già e ti serve qualcuno da chiamare quando arriva la domanda che non avevi previsto, c’è l’Assistenza Continuativa Annua. Per capire da dove nasce tutto, il quadro è in gestione immobili conto terzi: chi incassa e chi risponde.
